Voulez-vous chercher dans toutes les catégories ou cette catégorie ?
Un plan de classement aide à organiser les documents papiers et numériques. Celui-ci doit être méthodique, rigoureux et facilitant.
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C’est ce que l’on nomme l’arborescence.
Le plan de classement doit répondre à certains critères d’efficacité, tels que :
> La facilité d'accès : être en mesure de trouver rapidement chaque document et d’en faciliter l'accès.
> Le versionning : tous les documents conservés ou archivés doivent être tenus à jour pour faciliter et assurer leur traçabilité.
> Le nettoyage : cela inclut la suppression de tous les documents “inutiles” et d’éviter les doublons.
> La fiabilité : le plan de classement doit être aussi fiable que possible. En effet, il faut pouvoir
retrouver tous les documents, et à tout moment.
Le plan de classement peut aussi comprendre un système de codification. Chaque document a alors un code unique. Cela sert à distinguer le niveau de classification et l’ordre des séries au sein de chaque catégorie. Plus important encore, cela permet d’identifier les fichiers et leur emplacement.
Il existe plusieurs systèmes de codification :
> codification alphabétique (par exemple PA pour Passif)
> codification numérique : codes numériques consécutifs (de 1 à l’infini) ou « significatifs »
(1000 – 1100 – 1110 – 1111) ; ou système numérique décimal
> codification alphanumérique (I.A.1, II.B.2, etc.)
Également chaque dossier peut inclure une cotation.
Exemple :
PA_1_FD_2010_Jugement d'ouverture
CO_2_FD_2010_bondecommande
…
Ici, le premier chiffre [PA] correspond au service concerné dans l'étude ; le second chiffre [1 ou 2] correspond à la tâche concernée par le document (1 = Rapport / 2 = Pièces justificatives); 2010 correspond à la date de création du document ;
Le plan de classement peut être accompagné d’un index par sujet pour faciliter son utilisation. Par conséquent, vous pouvez vous repérer grâce au titre et sous-titre du plan de classement.
