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Avant de supprimer définitivement votre compte Gmail, il est essentiel de sauvegarder toutes les données importantes associées à ce compte, comme les e-mails, les contacts et les documents.
Nous vous invitons à transférer les données de ce compte dans un compte spécifique de type archives@monnomde domaine.fr. Ces données sont toujours accesibles pour votre organisation et vous pouvez archiver plusieurs collaborateurs.
Google met aussi à disposition un service appelé "Google Takeout" qui permet de télécharger une copie de vos données sur votre ordinateur.
Pour transférer un compte Google Workspace vers un autre compte au sein du même espace Google Workspace, vous devez suivre une série d'étapes qui impliquent généralement l'administration de votre domaine Google Workspace. Voici un guide général sur comment procéder :
1. Préparation des comptes :
- Assurez-vous que les deux comptes (source et cible) sont actifs et accessibles.
- Vérifiez que vous avez les droits d'administrateur nécessaires pour effectuer des modifications sur les comptes concernés.
2. Migration des emails :
- Utilisez l'outil de migration intégré à Google Workspace pour transférer les emails d'un compte à l'autre. Vous pouvez trouver cette option dans la console d'administration sous "Applications" > "Gmail" > "Migration".
- Sélectionnez le protocole approprié (généralement Google) et suivez les instructions pour transférer les emails.
3. Transfert des documents Google Drive :
- Connectez-vous au compte source, allez dans Google Drive, sélectionnez les fichiers et dossiers à transférer.
- Cliquez droit et choisissez "Partager", puis entrez l'adresse email du compte cible et accordez les droits d'éditeur.
- Connectez-vous au compte cible, accédez aux fichiers partagés, et "Ajoutez-les à Mon Drive" ou téléchargez-les, puis re-téléchargez-les sous votre propre compte si nécessaire.
4. Migration des agendas Google :
- Dans Google Agenda, sous "Mes agendas", cliquez sur les trois points à côté de l'agenda à transférer et sélectionnez "Paramètres et partage".
- Partagez l'agenda avec le compte cible en lui donnant les droits de gestion.
- Le compte cible peut alors accéder à l'agenda, et sous "Paramètres et partage", il peut l'importer pour lui-même.
5. Transfert des contacts Google :
- Dans Google Contacts, sélectionnez les contacts à transférer, cliquez sur "Plus" ou "Exporter", et choisissez le format vCard (pour iOS) ou CSV de Google.
- Connectez-vous au compte cible, allez dans Google Contacts, et choisissez "Importer" pour importer les contacts sauvegardés.
6. Réassignation des applications et services :
- Pour les applications tierces ou les services associés à l'ancien compte, vous devrez probablement accéder à chaque service individuellement et modifier les informations de compte ou les permissions manuellement.
7. Mise à jour des informations de compte :
- N'oubliez pas de mettre à jour toutes les informations de compte, comme les réponses automatiques, les signatures d'email, et les paramètres de sécurité.
8. Suppression ou désactivation de l'ancien compte :
- Une fois la migration terminée, vous pouvez choisir de supprimer l'ancien compte ou de le laisser inactif, selon votre politique interne.
Il est important de noter que ce processus peut varier légèrement en fonction des mises à jour de Google Workspace et des spécificités de votre organisation. Assurez-vous de consulter la documentation officielle de Google Workspace pour les instructions les plus à jour et envisagez de contacter le support Google si vous rencontrez des difficultés.
Vous pouvez en tant qu'administrateur Google Workspace attribuer à un utilisateur une autre adresse pour recevoir les e-mails. Il vous suffit de définir un alias d'adresse e-mail dans son compte depuis la console d'administration.
La procédure de définir un alias d'adresse e-mail pour un utilisateur Google Workspace :
1- Connectez-vous à la console d'administration Google.
2- Accédez à Utilisateurs.
3- Cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné pour accéder à la page de son compte.
4- Sur la page du compte d'utilisateur, cliquez sur la section Compte.
5- Accédez à la section Alias, cliquez sur Ajouter un Alias.(Vous pouvez ajouter jusqu'à 30 alias d'adresse e-mail pour chaque utilisateur)
6- Saisissez un autre nom de l'utilisateur.
7- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
